De beste ideeën ontstaan vaak op de meest verrassende en interessante plaatsen. Daarom kan jullie volgende bijeenkomst op een unieke locatie vruchtbaarder en efficiënter zijn. Vaak bieden hotels bepaalde pakketten aan om een zakelijk evenement tot een succes te maken. Wat houden die pakketten zoal in? De meest voorkomende arrangementen leggen we uit in deze blog.
4 uur meeting – een dagdeel
In de regel valt het 4-uurs arrangement in de ochtend of in de middag plaats. In de basis gaat het om comfortabele en aantrekkelijke vergaderzalen die zijn voorzien van alle apparatuur die nodig is om jullie bijeenkomst soepel te laten verlopen en de beste resultaten te behalen. Zoals een beamer en scherm, goede WIFI, flipover en markers, notitieboekjes en pennen. Uiteraard is er in de regel onbeperkt koffie en thee, aangevuld met eventueel wat kleine snacks of hapjes. Een lunch of diner valt meestal niet onder het pakket maar kan wel extra worden ingekocht uiteraard. Leuk om de vergadering mee af te sluiten of te beginnen.
8 uur meeting – een werkdag
Je krijgt hier dezelfde faciliteiten als bij het 4 uurs arrangement aangevuld met in ieder geval een lunch. En doordat de dag langer duurt en iedereen scherp moet blijven, worden er vaak in de ochtend en middag nog een break ingevoegd. Deze kunnen voorzien worden van een snack of bijvoorbeeld een smoothie.
24 uur meeting – een volledige dag en nacht
Je ben 24 uur in het hotel aanwezig. Het betreft hier de hele dag vergaderen. Het gaat dus om een 8-uurs arrangement vergaderen. Aanvullend is er een avondprogramma. Zo vindt er een diner plaats en kan er een ontspannend programma zijn in de avond, bijvoorbeeld een pub quiz of gewoon diner and dance. Aansluitend blijven de gasten slapen in het hotel en de volgende ochtend, na het ontbijt, checken ze uit.
Opstelling
Kijk bij de keuze voor de ruimte ook goed welke opstelling wenselijk is. Er zijn veel opties mogelijk zoals de Carre, Cabaret, U-vorm, theater, examen, klaslokaal stijl.
Bereikbaarheid
Let bij het boeken van je arrangement goed op de bereikbaarheid van de locatie. Verwacht je veel mensen met het OV dan is het fijn als het dicht bij een station of halte ligt. Verwacht je dat veel mensen met een auto komen, kijk dan hoe de parkeergelegenheid is.
Elk hotel heeft weer verschillende pakketten maar in de regel zijn ze wel vergelijkbaar. Uiteraard is er veel maatwerk mogelijk. BBI denkt graag met jullie mee om jullie (mid)dag zo efficiënt mogelijk te benutten! Dus lees ook onze blog over hoe je op z’n best kan vergaderen.
