Vergaderen komt in elke organisatie wel voor, of het nou digitaal, face-to-face, in kleine of grote groepen is. In veel gevallen is de vergadering niet effectief. Ben jij ook klaar met veel te lange vergaderingen waar geen beslissingen worden genomen? Van een goede voorbereiding tot tussendoor bewegen, het draagt allemaal bij aan een zo effectief mogelijke vergadering. Wij zetten tien handige tips voor je op een rijtje, zodat je meer uit aanstaande vergadering kunt halen.
1. Vergader alleen als het echt nodig is
Vergaderingen worden vaak standaard ingepland. Het is zonde van de tijd om te vergaderen om het vergaderen. Bepaal van tevoren dus goed of er echt iets te bespreken valt. Een goed vergadermoment is bijvoorbeeld je jaarafsluiting en/of kwartaalmeting.
2. Zorg voor een goede locatie
Om een effectieve vergadering te hebben, is het essentieel om een goede vergaderlocatie te hebben. Een vergaderruimte die inspireert, genoeg lichtinval heeft en van alle gemakken is voorzien. Om uit de sleur van steeds dezelfde vergaderruimte te treden, is het ook goed om af en toe buiten de deur te vergaderen. Hierdoor zorg je voor inspiratie en creativiteit. BBI helpt je graag bij het vinden van de juiste locatie.
3. Time is key
Het tijdstip waarop je vergadert kan cruciaal zijn voor een goede vergadering. Je kunt ervoor kiezen om vlak voor de lunch of aan het einde van de dag een vergadering te plannen. Zo zorg je ervoor dat mensen to-the-point zijn, omdat ze vlak voor de lunch trek krijgen en de vergadering willen afronden waardoor er sneller gehandeld wordt. Aan het eind van de dag willen mensen naar huis, wat ervoor zorgt dat ze doelgerichter te werk zullen gaan. Rond de ochtendspits een vergadering starten vergroot de kans dat mensen later komen. Zorg dat je de vergadering op tijd begint. Zo voorkom je dat je kostbare tijd verliest en beloon je de aanwezigen die wel netjes op tijd komen. De volgende vergadering zullen er meer mensen op tijd zijn.
4. Bereid je goed voor
Een goede voorbereiding is het halve werk. Daarmee kun je sturen op hoe de vergadering gaat lopen. Maak een duidelijke agenda. Vraag van te voren aan de aanwezigen of er nog punten op de agenda gezet moeten worden. Bij te veel punten, prioriteer zodat de agenda niet te lang wordt. Leg vooraf de rollen vast: bepaal wie de voorzitter is en wie de notulen schrijft. Kies een voorzitter die voor structuur zorgt en kan onderbreken wanneer een topic te lang duurt. Deze persoon is verantwoordelijk voor timemanagement en het verlopen van de vergadering. Wijs ook iemand aan die de afspraken notuleert, daarmee zorg je ervoor dat afspraken duidelijk zijn en kun je achteraf altijd terugvallen op de notulen.
5. Timemanagement
Bij een vergadering is een goede timing erg belangrijk. Het is verstandig om de tijd goed in de gaten te houden en een tijdsduur te koppelen aan ieder agendapunt. Zet dit ook in de agenda. Zo weet iedereen waar ze aan toe zijn en hoe lang het kan duren. Je kunt op deze manier elkaar er ook eventueel op wijzen als het te lang doorgaat.
6. Leg alle besluiten vast en zorg voor een goede opvolging
Aan de notulist de taak om alle besluiten kort en bondig te formuleren. Stuur na afloop van de vergadering de vastgelegde besluiten rond, zodat iedereen deze nog even kan teruglezen. Als er een onderwerp is besproken, zorg dan dat een persoon dit oppakt en noteer dit in de notulen. Door iemand aan een agendapunt te koppelen, blijft het niet liggen en ben je zeker van een goede opvolging.
7. Parkeer langlopende conflicten
De gemoederen kunnen soms flink oplopen over een bepaald onderwerp. Grijp als voorzitter dan in en besluit om hier op een later moment op terug te komen. Plan hiervoor een tweede vergadering in, met een kleiner groepje dat er direct bij betrokken is.
8. Beweeg tussendoor / ga naar buiten
Bij een lange vergadering is het belangrijk dat je voldoende pauze neemt. Zo zorg je ervoor dat iedereen scherp blijft. Even de benen strekken en een bezoek aan het toilet brengen, kan vaak al helpen. Ook is het goed om tussendoor naar buiten te gaan. Een frisse neus halen zorgt voor rust in het hoofd.
9. Catering
Naast genoeg beweging en tussendoor even naar buiten gaan, is het ook belangrijk om een goede en gezonde lunch te hebben. Deze geeft je energie voor de rest van de dag. Zorg voor genoeg koffie, thee, water en snacks op tafel, zo voorkom je dat deelnemers tussendoor weglopen om koffie of iets dergelijks te halen.
10. Goede afsluiting
Als de vergadering er dan (eindelijk) opzit, is het fijn om stoom af te blazen. Organiseer een aansluitende borrel of diner. Vaak kan dit op locatie georganiseerd worden, maar leuker is natuurlijk als je buiten de deur vergadert zodat je daarna nog even de stad in kunt.
