De thuisisolatie duurt nu al ruim een maand en niemand weet hoe lang het nog gaat duren. Ondertussen doen veel bedrijven hun best het schip van huis uit draaiende te houden. Hier zijn een paar tips om zo effectief mogelijk vanuit huis te werken.
Begin de dag met een wandeling of een fietstocht
Het is heel verleidelijk om ‘s ochtends langer in bed te blijven liggen dan normaal om vervolgens direct van de slaapkamer naar de laptop te rollen (en onderweg in de keuken een kop koffie te scoren.) Maar de realiteit is dat we de werkdag het best beginnen door eerst buiten een rondje te lopen, of even snel boodschappen te doen. Als je voorheen met de fiets naar het werk ging fiets dan nu ook voor werktijd een rondje. Zo begin je fris (en gedoucht) aan de werkdag.
Wees kritisch over de werkruimte
Voordat je aan de slag gaat thuis is het belangrijk dat je een ruimte hebt gecreëerd waar je je kunt concentreren op de taken die voorhanden zijn, zorg ervoor dat je je gemotiveerd voelt door je omgeving en klaar bent om aan te pakken wat er ook op je pad komt. Richt thuis een speciale ruimte in waar je ongestoord te werk kunt. Blijf het liefst uit de slaap- en woonkamer en zorg ervoor dat je een goede houding kunt aannemen, want werken vanuit het bed of de bank dat is op den duur heel slecht voor het lichaam.
Deel de dag in en stel werkuren vast
Stel realistische doelen in. Maak to-do lijsten en streep af wanneer een taak is afgerond. Sommige thuiswerkers vinden het lastig de dag goed af te sluiten maar wanneer je netjes de takenlijst hebt afgewerkt kan je zonder schuldgevoel de laptop sluiten en de rest van de avond relaxen. Maak ook duidelijke en overzichtelijke schema’s zodat je voorkomt dat je in een chaos belandt en stressvolle situaties creëert. Deel je dag in taken in. Werk bijvoorbeeld ’s ochtends aan de e-mails en middags aan de telefoontjes en ingeplande meetings. Wanneer alle werkzaamheden en taken binnen de werkuren zijn ingedeeld kan dat een heleboel stress voorkomen.
Gebruik de juiste tools en technologie
Tools die de samenwerking, communicatie en organisatie eenvoudig maken zijn van belang voor iedereen die nu vanuit huis werkt. Uiteraard is de toegang tot consistente wifi een must en vele ervaren thuiswerkers zijn van mening dat een geweldige hoofdtelefoon met ruisonderdrukking, draadloze toetsenborden en muizen, of zelfs een tweede scherm een essentieel onderdeel zijn van hun efficiëntie.
Ook de juiste communicatietools zijn van belang, bijvoorbeeld Office 365 voor het (online) samenwerken in documenten en met name Microsoft Teams.
Microsoft Teams is een chatprogramma waarmee je in teams samen kunt werken. Een essentieel onderdeel van thuiswerken is dat je elkaar regelmatig ziet. De videochat optie in Teams is hier heel goed geschikt voor. Thuiswerken moet natuurlijk ook heel veilig gebeuren en dat kan goed met een VPN verbinding. Een VPN kun je zien als een beveiligde internetverbinding die van jouw computer naar het netwerk gaat van jouw organisatie. Een VPN verbinding zorgt ervoor dat niemand ongewenst kan meekijken zodat alle gevoelige informatie en data veilig blijft.
Over-communiceer met elkaar
Aangezien we niet langer een paar bureaus van onze collega’s of de manager verwijderd zijn, is het nu belangrijk om onderling een duidelijke communicatie aan te houden. Plan regelmatig vergaderingen in onder het personeel om aankomende doelen en dagelijkse taken te bespreken. Tijdens externe werkdagen gebruiken werknemers meer schriftelijke communicatie dan verbale, wat de voorgang van een project soms kan vertragen door gebrek aan visuele aanwijzingen en miscommunicatie. Belangrijke werkzaamheden, taken en doeleinden moeten herhaaldelijk worden afgedwongen in multi-channel communicatie. Zorg ervoor dat je zelf duidelijk vermeld wat jouw persoonlijke vooruitgang is, welke doelen er behaalt zijn en welke taken er zijn afgerond. De sleutel tot een succesvolle samenwerking vanuit huis is een goede communicatie onder het personeel.
Gebruik videochat voor meetings
Het gebruik van een videochat tijdens vergaderingen is eenvoudig en werkt zeer succesvol op afstand. Het zien van de gezichtsuitdrukkingen van je collega’s zorgt voor effectievere communicatie. De kwaliteit van videoconferenties zijn steeds beter geworden en dat helpt bij het verminderen van multitasking tijdens de videochat. In feite is 82% van de werknemers minder geneigd om te multitasken als ze een videogesprek voeren in plaats van een audiogesprek. De deelname aan gesprekken neemt toe wanneer werknemers vaak op de camera moeten verschijnen.
Neem tijd voor jezelf
Wanneer je thuis werk kan het voorkomen dat de grenzen tussen werk en vrije tijd vervagen. Dat komt voornamelijk voor bij thuiswerkers die geen geschikte homeoffice hebben en hun werkruimte hetzelfde is als de woonruimte. Het gaat sneller dan we ons beseffen dat we vaak nog veel langer doorgaan dan dat we zouden doen als we naar kantoor gingen. Blok elke dag tijd in de agenda af voor sport en beweging en blijf op dezelfde regelmatige tijden eten als normaal. Wanneer een taak niet urgent is en het ook de volgende dag afgemaakt kan worden, doe dat dan vooral wanneer het einde van de werkdag nadert. Log dus op tijd uit en geniet van je vrije tijd.
Maak je grenzen duidelijk aan anderen
Het is belangrijk om ook de omgeving duidelijk te maken dat je gewoon druk aan het werk bent en niet de hele dag Netflix series aan het bingewatchen bent. Laat je niet afleiden door inkomende appjes van vrienden of andere niet werk-gerelateerde afleiding. Communiceer met de rest van het huishouden dat je binnen kantooruren echt geen tijd hebt voor onbelangrijke dingen die je normaal ook niet zou doe als je op kantoor zit. Werk als het kan in een afgesloten ruimte zodat niemand je snel kan storen.
