Vergaderen is niet weg te denken uit de zakenwereld. Soms wordt er misschien wel te veel vergaderd. Hoe leuk is het dat jouw vergadering kan uitblinken tussen al die andere vergaderingen? Dat zou je kunnen doen door bijvoorbeeld duurzaamheid te benadrukken. Ook kun je eens buiten de deur gaan vergaderen. Wil je meer creatieve tips om jouw vergadering naar een hoger niveau te tillen, lees dan zeker even verder.
Trend 1 Duurzaam vergaderen
In een wereld waar duurzaamheid steeds een belangrijkere rol speelt, kan het thema bij vergaderen niet uitblijven. Creëer een milieu- en mensvriendelijke vergadercultuur die inspirerend en effectief is voor deelnemers. Ook een leuke uitdaging voor het team!
Je kunt bijvoorbeeld voor de vergadering begint je team stimuleren om met de fiets, het openbaar vervoer of zelfs lopend te komen naar de vergadering. Houd er bij de keuze van de locatie dan ook rekening mee dat deze goed bereikbaar is met bijvoorbeeld het OV. Als je een locatie buiten de deur overweegt, kun je de twee milieucertificaten LEED en BREEAM in de gaten houden tijdens het boeken van de locatie. Als laatste voorbeeld kun je naast het afval efficiënt sorteren, ook zo min mogelijk afval produceren door bijvoorbeeld een papierloze vergadering te houden of zoveel mogelijk herbruikbare materialen te gebruiken.
Wil je meer lezen over duurzaam vergaderen, lees dan Vergaderen met een groen tintje: 6 tips voor milieuvriendelijke meetings
Trend 2 Buiten de deur vergaderen
Vergaderen in de standaard zaal is niet altijd even stimulerend. Af en toe buiten de deur vergaderen kan een waardevolle aanvulling zijn op traditionele vergaderpraktijken. Ook is het soms toegankelijker voor een internationaal gezeldschap een locatie buiten de deur te bezoeken. Buiten de deur vergaderen brengt meerdere voordelen mee, zo kun je ongestoord vergaderen, nieuwe inspiratie opdoen en vergaderen en team builden tegelijk.
Heb je wel eens gehoord van een Tiny vergaderlocatie? Dit unieke concept geeft jouw vergadering een persoonlijke touch! Lees hier meer over een Tiny vergaderlocatie: 5 tiny vergaderlocaties: kleine plekjes, grote inspiratie.
Met een breed netwerk kan het wellicht interessant zijn om het internationaal aan te pakken.
Wil je 5 unieke internationale locaties bekijken voor je zakelijke bijeenkomst, lees dan 5 unieke internationale locaties voor je zakelijke bijeenkomsten
Trend 3 Actieve deelname
Een vergadering kan snel veel luisteren worden voor (een deel van) de groep. Dit kan ertoe leiden dat de groep niet actief mee luistert en uiteindelijk niet alles meekrijgt. Probeer daarom de gehele groep actief te laten deelnemen.
Actieve deelname start bij een duidelijke agenda. Deel deze agenda op tijd zodat je vergadering structuur en duidelijkheid heeft. Een goed begin is het halve werk!
Als de vergadering aan de gang is, kunt je wat interactieve elementen in de vergadering verwerken. Zo kun je constant blijven communiceren met de groep en blijven beide partijen alert. Dit kan iets kleins zijn als een (interactieve) infographic of iets groters als een quiz. Als je gelijk teambonding wil meepakken kun je ook tussendoor een simpel spel doen. Zo blijft de groep energiek en wakker. Een voorbeeld hiervan kan een quiz van Kahoot zijn
Trend 4 Videotulen
In de vergaderwereld is het geen nieuwe trend, het gebruiken van videotulen.
Videotulen is de verslaglegging van uw vergadering met video-opnames en alle bijbehorende documenten zoals agenda en voorstellen met bijlages. Het gebruik van dit concept wordt sterk aangeraden omdat er veel voordelen aan zitten. Het grootste voordeel is dat de opname altijd terug te kijken is. Zo hoeft niet iedereen aanwezig te zijn bij de vergadering en is het inplannen van de vergadering makkelijker. Daarnaast is de opname ook altijd terug te kijken als de informatie uit de vergadering nodig is. Belangrijk is wel dat het goed opgeslagen en gearchiveerd wordt zodat het ook goed terug te vinden is.
Trend 5 Asynchroon vergaderen
Als je door de bomen het bos niet meer ziet, is asynchroon vergaderen misschien de optie voor jullie team! Asynchroon vergaderen werkt als volgt: De agenda voor de vergadering wordt vroegtijdig online gedeeld met de deelnemers. Hier krijgen de deelnemers de kans om online hun input te leveren bij de agendapunten, ook kunnen de deelnemers een agendapunt toevoegen. Deze informatie is voor iedereen die deelneemt toegankelijk. De vergadering zelf zal efficiënter verlopen doordat deelnemers beter voorbereid zijn. Soms is de vergadering zelfs overbodig geworden omdat alle openstaande punten al beantwoord zijn.
Vergaderen is dus een manier om uit te blinken als bedrijf en als persoon. Deze 5 trends zullen je helpen dit te bereiken. Veel succes met uw vergadering!
