Vergaderen kan vaak lastig zijn. In de regel kost het veel tijd en levert het niet altijd (meteen) iets op. Daarnaast zijn medewerkers druk en hebben deadlines, Hoe krijg je je collega’s nou wel op tafel? En hoe haal jij het beste uit je vergadering? Hier een paar tips.
-
Vergader alleen wanneer nodig
Bedenk vooraf als organisator wat jij uit de vergadering wil halen en of deze noodzakelijk is. Formuleer het doel en deel deze met de genodigden. De bekendste doelen van vergaderen zijn om te informeren, te inventariseren, te motiveren maar ook om te discussiëren. Maar wel op een respectvolle manier natuurlijk.
-
Leg de rollen goed uit
Nodig alleen collega’s uit die nut hebben bij de vergadering. En als je een uitnodiging ontvangt, vraag je jezelf dit ook af. En wanneer is het nuttig als je aanwezig bent? Als je een beslissing nodig hebt om verder te kunnen met een bepaalde taak en die wordt in de vergadering besproken. Of als je iets wil bespreken, maar je hebt zelf niet alle kennis of ervaring voor handen. Jij wordt bij de vergadering uitgenodigde om dat dan in te brengen.
Als je zelf weet wat je rol is in het bedrijf of binnen het project is het ook handig voor de vergaderingen. Vraag jezelf ook af ‘wat doe ik in binnen het bedrijf of project, waarom ben ik belangrijk wat kan er beter op mijn afdeling of met het project. Als er omstandigheden zijn geef het altijd door.
Zorg voor een goede rolverdeling tijdens de vergadering. Je hebt meestal een: voorzitter, notulist, luisteraar en de spreker. Tip: zorg ervoor dat er iemand is die de tijd bijhoudt. Tijd is ook een deel van prioriteit en wordt gezien als een belangrijk onderdeel van ons leven. Pas je rol en bijdrage ook aan afhankelijk met het type vergadering die er wordt gehouden of het nou een brainstormingvergadering is of een informatieve vergadering.
-
Hou het overzicht
First things first. Was er een deadline voor een opdracht of een belangrijk onderwerp dat niet kan wachten? Stel altijd bij de notulen een planning en/of actielijst op. Zo hou je een overzicht van welke acties uitstaan, wie er verantwoordelijk voor is en of de deadline gehaald gaat worden. Deze kan dan ook kort worden doorgenomen tijdens de vergadering.
-
Meld problemen/conflicten
Er is altijd wel een zaak waar er een conflict bij komt kijken los het zo snel mogelijk op. Wees duidelijk en direct tegenover je collega’s om misverstanden te voorkomen. Je houding zegt ook zeker veel voor, tijdens en zelfs na je vergadering. Bevestig samen dat er een probleem is en laat je emoties niet spelen tijdens een conflict als het probleem nog steeds niet is opgelost breng dit probleem voort naar je werkgever.
-
Zorg voor een goede setting en locatie
Locaties kunnen heel veel meer betekenen dan we het doorhebben. Normaal bestaat er een vaste vergaderzaal met verschillende opstellingen zoals de klaslokaal of de carré. Varieer vaak met de locatie maar ook de opstelling als je merkt dat dezelfde mensen vaak naast elkaar zitten zorg ervoor dat ze afwisselen met andere collega’s.
Als laatste tip, het is belangrijk dat je goed voorbereid naar de vergadering gaat. Want: Wie zich vergeet voor te bereiden, bereidt zich voor vergeten te worden. Meer tips nodig? Lees dan onze blog over vergaderarrangementen.
