Inclusiviteit is niet langer een extraatje – het is een vereiste voor elke moderne organisatie die diversiteit omarmt. Bij Business Booking International geloven we dat ook zakelijke meetings, evenementen en conferenties inclusief moeten zijn. Niet alleen in wie je uitnodigt, maar ook in hoe je het organiseert. Een paar bewuste keuzes kunnen het verschil maken tussen “erbij zijn” en “je welkom voelen”.
Hier zijn enkele aandachtspunten om je meetings inclusiever te maken:
1. Denk verder dan alcohol
Borrels en netwerkgelegenheden draaien vaak om alcoholische drankjes. Maar niet iedereen drinkt alcohol – om religieuze, gezondheids- of persoonlijke redenen. Zorg dus altijd voor een aantrekkelijk non-alcoholisch aanbod. Denk aan mocktails, verse sappen, kombucha of alcoholvrije wijn en bier. En presenteer deze opties op gelijke voet met alcoholische dranken – dus niet ergens achterin verstopt.
2. Respecteer eetvoorkeuren en -behoeften
Het is makkelijk om bij catering aan ‘standaard’ maaltijden te denken, maar een inclusieve meeting houdt rekening met:
- Religieuze eetvoorschriften (halal, kosher)
- Diëten en allergieën (glutenvrij, lactosevrij, notenallergieën)
- Levensstijlkeuzes (vegetarisch, veganistisch)
Vraag vooraf naar dieetwensen en zorg dat alles goed gelabeld is. Zo vermijd je ongemakkelijke momenten én laat je zien dat iedereen meetelt.
3. Toegankelijkheid is geen detail
Denk bij de locatiekeuze niet alleen aan uitstraling, maar ook aan praktische toegankelijkheid:
- Is de ruimte rolstoeltoegankelijk?
- Zijn er toegankelijke toiletten?
- Is er een ringleiding of vertaling/ondertiteling beschikbaar voor slechthorenden?
- Hoe zit het met visuele ondersteuning voor slechtzienden?
Vraag jezelf af: kunnen mensen met een beperking hier probleemloos deelnemen?
4. Tijd en locatie: houd rekening met verschillende achtergronden
Een meeting op vrijdagmiddag of tijdens religieuze feestdagen kan sommige deelnemers buitensluiten. Plan belangrijke bijeenkomsten dus met oog voor diverse kalenders. Zorg daarnaast dat je rekening houdt met mensen die minder makkelijk reizen – hybride of online deelname is in veel gevallen een uitkomst.
5. Taalgebruik en communicatie
Gebruik eenvoudige, duidelijke taal. Vermijd vakjargon of informele termen die niet universeel begrepen worden. Overweeg om materiaal in meerdere talen aan te bieden als je een internationaal publiek hebt. En wees alert op genderinclusieve aanspreekvormen, zeker bij naambadges en registratieformulieren.
6. Creëer veilige, open netwerkmomenten
Netwerken is vaak essentieel, maar niet voor iedereen vanzelfsprekend. Introverte deelnemers, mensen die de taal minder goed spreken of nieuw zijn in de sector kunnen zich buitengesloten voelen. Overweeg gestructureerde netwerksessies of kleine gespreksgroepen in plaats van alleen ‘vrije borrelmomenten’.
Kleine aanpassingen, grote impact
Inclusieve meetings vragen geen radicale veranderingen – wel oprechte aandacht voor de mens achter de deelnemer. Door bewuste keuzes te maken, laat je zien dat jouw organisatie diversiteit niet alleen waardeert, maar ook actief faciliteert.
Bij Business Booking International helpen we bedrijven en organisaties wereldwijd met het organiseren van zakelijke reizen en evenementen die aansluiten bij hún waarden. Inclusiviteit hoort daar absoluut bij.
Benieuwd hoe wij je kunnen ondersteunen in het organiseren van inclusieve meetings of events? Neem contact met ons op – we denken graag met je mee.
Meer weten over het organiseren van meetings? Bijvoorbeeld hoe je het beste een internationale meeting organiseert? Lees dan onze vorige blog.
